ikas e-Fatura vee-Arşiv: Paraşüt, EDM,QNB e-Finans Entegrasyonu

ikas siparişleriniz için resmî faturayı kendisi kesmez; bir e-fatura entegratörüne bağlanır ve her siparişin faturası o entegratör üzerinden kendiliğinden oluşur. Bu yazı ikas destek merkezindeki Paraşüt, EDM Bilişim, QNB e-Finans ve Sovos Foriba sayfalarına dayanıyor.

Hangi fatura türünü kesmeniz gerektiği, e-Fatura mükellefiyetiniz ve vergi oranları mali müşavirinizin işidir. Bu yazı yalnızca ikas tarafındaki kurulumu anlatır.

Önce bilmeniz gerekenler

• Entegratör hesabı sizin. Paraşüt, EDM, QNB e-Finans ya da Foriba’da hesabınızın olması ve e-Fatura / e-Arşiv hizmetinin açık olması gerekir. EDM gibi bazılarında fatura kesmek için kontör ya da paket satın alırsınız.
• Vergi oranları ikas’tan gelir. Ayarlar → Vergi Ayarları’nı kontrol edin; yanlış ayar faturada KDV’nin 0 görünmesine yol açabilir.
• PDF fatura uygulaması resmî fatura değildir. ikas’taki PDF Invoices uygulaması proforma belge üretir; resmî fatura için yine bir entegratör gerekir.

Hangi entegratör?

ikas’ın Uygulama Mağazası’nda Paraşüt, EDM Bilişim, QNB e-Finans ve Sovos Foriba uygulamaları var. Seçimi çoğunlukla mali müşavirinizin hangi sistemi kullandığı belirler: muhasebeniz Paraşüt’teyse Paraşüt, değilse müşavirin çalıştığı entegratör. Ön muhasebeyi de kendiniz tutuyorsanız Paraşüt fatura ile birlikte gelir-gider takibini de verir.

Paraşüt kurulumu

1. Uygulamalar → Uygulama Mağazası’ndan Paraşüt’ü kurun, Paraşüt kullanıcı adı ve şifrenizle bağlanın.
2. Paraşüt Fatura Ayarları sekmesinde e-Fatura ve e-Arşiv pasif görünüyorsa önce Paraşüt’e bu hizmetleri açtırın.
3. Fatura zamanını seçin: sipariş alınınca, kargoya verilince, teslimata hazır olunca ya da teslim edilince.
4. **“E-ticaret faturalarımı otomatik resmileştir”**i açın; açık değilse fatura Paraşüt’te taslak olarak kalır.
5. Satış kanallarını ekleyin (web sitesi, pazaryerleri). Yalnızca eklenen kanalların siparişleri faturalanır.

Siparişler sekmesinde her siparişin fatura durumu görünür. Oluşmayan fatura için Satış Faturasını Tekrar Oluştur, Paraşüt’te resmileştiği hâlde ikas’ta güncellenmeyen için Resmileşme Durumunu Kontrol Et’i kullanın.

EDM Bilişim kurulumu

EDM’de birkaç alanı EDM panelinden almanız gerekir:

• Kullanıcı adı ve şifre: EDM’nin verdiği panel bilgisi.
• Gönderici etiketi (GB) ve alıcı etiketi: EDM paneli → Tanımlamalar → Firmalarım → göz simgesi; gönderici etiketi urn:mail: ile başlar.
• Vergi bilgileri: Vergi no ve dairesi; şahıs şirketinde Mersis/Sicil no yerine 0000; şube ve kasa kodu varsayılan DFLT.
• Fatura serisi: Yalnızca harf, ör. IKS. Sonu rakamla biten seri hata verir.

Fatura zamanı (sipariş alındı, kargoya verildi, teslim edildi ya da manuel) ve satış kanalları Paraşüt’teki gibi seçilir. Manuel faturada sipariş detayındaki … → EDM ile Gönder kullanılır; oluşan faturalar Faturalar sekmesinden indirilir, yeniden denenir ya da iptal edilir.

Fatura ne zaman kesilmeli?

ikas’ta fatura zamanını kendiniz seçiyorsunuz. Pratikte en az sorun çıkaran ayar “kargoya verildiğinde”: sipariş iptal edilirse fatura hiç oluşmaz. “Sipariş alınınca” seçerseniz iptal edilen her sipariş için fatura iptali gerekir. Kararı mali müşavirinizle verin.

Sık yapılan hatalar

• Entegratörde e-Arşiv hizmeti açık olmadan kurulum yapmak.
• Fatura serisinin sonuna rakam koymak (EDM, QNB e-Finans).
• Pazaryeri kanalını satış kanallarına eklemeyi unutmak; o siparişler faturasız kalır.
• Kontör ya da paket bitince fatura kesilememesi (EDM); oluşmayan faturaları Faturalar sekmesinden takip edin.
• ikas’taki vergi oranlarını kontrol etmemek.

e-Fatura entegrasyonunu, sanal POS ve kargoyla birlikte ikas kurulum hizmetimizde kuruyoruz. Şirket ve sanal POS tarafı için e-ticaret sitesi kurmak için gerekenler ve sanal POS nasıl alınır yazılarına bakın.